הצעות מחיר, לא צילומי מסך
תכנון אירוע מתחיל בהרבה שיחות ומעט החלטות. צלם אחד שלח מחיר בוואטסאפ, שני שלח PDF, שלישי אמר מספר בטלפון. אחרי שבועיים כבר אי אפשר לזכור מי אמר מה.
לכל ספק יש מקום משלו: איש קשר, טלפון, אתר, הערות, והמחיר שהוא נקב. כשהמחיר עדיין לא סגור אפשר לשמור טווח ולא מספר בודד, כי ככה זה באמת עובד בשלב ההצעות.
ממתין, מאושר, נפסל
לכל ספק יש סטטוס. מי שעדיין בבדיקה, מי שסגרתם איתו, ומי שכבר אמרתם לו לא. זה נשמע קטן, אבל זה ההבדל בין לדעת מה עוד פתוח לבין לפתוח את הרשימה ולנסות להיזכר.
תקציב לא נשבר בגלל ההוצאה הגדולה. הוא נשבר בגלל המקדמות ששכחתם.
כל הוצאה יודעת לאיזה ספק היא שייכת
הוצאה היא לא רק סכום בטבלה. היא מחוברת לספק שאליו היא שייכת ולקטגוריה שלה, ולכן אפשר לשאול שאלות אמיתיות: כמה בסוף עלה הצילום, כמה יצא על האולם, ואיפה חרגנו.
מקדמות
כמעט כל ספק גובה מקדמה. לכן לכל הוצאה יש שני מספרים: כמה היא עולה וכמה כבר שולם ממנה. משם הסטטוס מסתדר לבד: לא שולם, שולם חלקית, שולם במלואו.
זה בדיוק המקום שבו זוגות מגלים חודש לפני האירוע שהם חייבים הרבה יותר ממה שחשבו. כשהמקדמות רשומות, ההפתעה הזו לא קורית.
משימות שמחוברות לספק
כל משימה יכולה להיות משויכת לספק. "לשלוח פלייליסט לתקליטן" יושבת על התקליטן, "לאשר תפריט" יושבת על הקייטרינג. כשאתם נכנסים לספק אתם רואים גם מה סגרתם איתו, גם כמה שילמתם, וגם מה עוד פתוח מולו.
וגם מהטלפון
סגרתם מחיר עם ספק בשיחה? אפשר לכתוב את זה ל-Eva בוואטסאפ והיא תרשום את ההוצאה ותעדכן את הספק. בלי לפתוח מחשב ובלי לרשום לעצמכם פתק שתאבדו.
רוצים לראות את התקציב האמיתי?
פתיחת חשבון היא ללא עלות ובלי כרטיס אשראי. אפשר להוסיף ספקים, לרשום הוצאות ולראות מה כבר שולם.
הרשמה ללא עלות